Un flux de travail, ou workflow, définit les étapes d’une tâche : statut appliqué, responsable, retour en cas de rejet et étape finale.
Utilisez-le lorsque plusieurs personnes prennent successivement en charge la même tâche : préparation, vérification, validation. Chaque transition applique le responsable prévu. La fiche, les fichiers, les commentaires et l’historique restent communs, avec un seul responsable actuel. Pour des parties distinctes, éventuellement parallèles, utilisez des sous-tâches.
Liste des flux
Ouvrez Administration → Flux de travail. La liste présente nom, nombre d’étapes et état actif ou désactivé. Seuls les flux actifs sont proposés pour les nouvelles tâches ; les autres restent dans les paramètres.
Free permet deux flux par espace, y compris les flux désactivés ; PRO n’impose pas de limite. Cette restriction concerne uniquement la création : les flux existants continuent de fonctionner, même après expiration de PRO.
Configurer les étapes
Chaque étape possède un nom, un statut, un responsable, une indication d’étape finale et éventuellement une étape de retour. Les statuts viennent des réglages de l’espace.
Choisissez un responsable pour chaque étape. Sans responsable configuré, la transition conserve le responsable actuel. Étape et statut sont distincts : plusieurs étapes peuvent partager le même statut avec des responsables différents.
Le flux de travail du Studio Aurora utilise Anne, Irène et Olivier au même statut En cours. Relecture et Validation reviennent à l’étape précédente en cas de rejet.
Faire avancer et terminer une tâche dans un workflow
Le choix manuel du statut est remplacé par le bloc du flux : étape actuelle, progression, Valider ✓ et éventuellement Rejeter ✗. Ces actions sont accessibles au propriétaire, aux administrateurs, à l’auteur et au responsable.
Valider applique l’étape suivante, son statut et son responsable ; cela ne termine pas nécessairement la tâche. Rejeter suit le retour configuré pour l’étape, sans choix libre d’une étape antérieure. Si au moins une étape a un responsable défini, la réattribution manuelle est verrouillée : le flux la contrôle.
Exemple : trois responsables, un même statut
La tâche « Valider la newsletter de lancement » passe par quatre étapes :
- Préparation — Anne : En cours.
- Relecture — Irène : En cours ; rejet vers Préparation.
- Validation — Olivier : En cours ; rejet vers Relecture.
- Terminée : statut Terminée et marqueur final activé.
Les trois premières étapes ne sont pas finales. À la création, choisissez ce flux et Anne comme responsable. Valider transmet la tâche à Irène, puis à Olivier, tout en gardant En cours. Un rejet par Olivier la renvoie à Irène en Relecture. Après approbation, Valider passe à l’étape finale. Chaque transition est déclenchée par un utilisateur ; iTasks applique les règles configurées.
À gauche, Irène relit la newsletter ; à droite, la validation de son étape transmet à Olivier. Le statut reste identique et Rejeter suit le retour prévu.
Projets et suppression
Un flux peut être défini comme processus par défaut d’un projet. Supprimer un flux ne supprime pas les tâches : elles en sont détachées et restent dans l’espace.