Робочі процеси та автоматизація

Робочі процеси та автоматизація

Воркфлоу визначає послідовність, яку проходить завдання: який статус застосувати, хто стає відповідальним, куди повертається відхилене завдання та коли процес вважається завершеним.

Використовуйте робочий процес, коли кілька людей відповідають за одне завдання по черзі: один готує результат, другий перевіряє, третій погоджує. Під час переходу між етапами iTasks передає завдання призначеному виконавцю. Щомиті відповідальний один; уся робота залишається в одній картці зі спільними файлами, коментарями та історією. Для окремих робіт із власними строками та результатами, зокрема паралельних, використовуйте підзавдання.

1. Список процесів

Воркфлоу відкриваються через Меню → Адміністрування → Робочі процеси. У списку видно назву, кількість етапів і стан: активний або вимкнений. Активні процеси можна обирати під час створення завдань; вимкнені залишаються в налаштуваннях, але не пропонуються для нових завдань.

На Free можна створити до двох процесів у робочому просторі, включно з вимкненими; на PRO кількість не обмежена. Ліміт стосується лише створення нових процесів: наявні продовжують працювати, зокрема після закінчення PRO.

2. Налаштування етапу

Кожен етап має назву, статус, відповідального, ознаку фінального етапу та опціональний етап повернення після відхилення. Статуси беруться з налаштувань простору, тому спочатку налаштуйте Власні статуси завдань, якщо стандартного ланцюжка недостатньо.

Щоб задати ланцюжок людей, оберіть відповідального на кожному етапі. Якщо на етапі відповідального не вказано, під час переходу зберігається поточний виконавець завдання. Етап і статус — різні речі: кілька етапів можуть мати однаковий статус, але різних відповідальних.

На екранах створення процесу в Олени, Софії та Андрія однаковий статус «У роботі». Для перевірки та погодження налаштовано повернення на попередній крок.

3. Як воркфлоу працює в завданні

Коли завдання прив'язане до воркфлоу, ручна зміна статусу блокується. Натомість у картці з'являється блок процесу з поточним етапом, прогресом і кнопками Готово та, якщо задано, Відхилити. Ці кнопки доступні власнику простору, адміністраторам, автору завдання та відповідальному. Перехід на наступний етап застосовує статус і відповідального за правилами воркфлоу.

Готово переводить завдання на наступний етап ланцюжка, а не обов'язково завершує його. Відхилити надсилає його на етап повернення, заданий для поточного кроку, — це не довільний вибір будь-якого попереднього етапу. Якщо хоча б на одному етапі процесу задано відповідального, вручну перепризначати пов'язане завдання не можна: зміною виконавця керує процес.

Приклад: три відповідальні в одному статусі

Завдання «Погодити розсилку про запуск» має пройти через Олену, Софію та Андрія. Налаштуйте чотири етапи:

1. Підготовка — Олена: статус «У роботі».
2. Перевірка — Софія: той самий статус «У роботі», повернення на «Підготовку».
3. Погодження — Андрій: той самий статус «У роботі», повернення на «Перевірку».
4. Опубліковано: статус «Готово», увімкнено ознаку фінального етапу.

Перші три етапи залиште нефінальними. Створюючи завдання, оберіть цей процес і Олену в полі відповідального. Після підготовки натискання «Готово» передасть те саме завдання Софії, після перевірки — Андрію; статус увесь цей час залишатиметься «У роботі». Якщо Андрій відхилить результат, завдання повернеться Софії на «Перевірку». Після погодження «Готово» переведе його на фінальний етап. Перехід запускає користувач, а вибір наступного етапу та призначення виконавця виконує iTasks.

Ліворуч завдання в Софії на перевірці, праворуч — після натискання «Готово», у Андрія на погодженні. Статус не змінився; кнопка «Відхилити» дає змогу повернути завдання налаштованим маршрутом.

4. Проєкти та видалення

Воркфлоу можна призначити проєкту як процес за замовчуванням, щоб нові завдання одразу рухалися потрібним ланцюжком. Налаштування на рівні проєкту описані в Проєктах. Видалення воркфлоу не видаляє завдання: пов'язані завдання відв'язуються від процесу та залишаються в просторі.

Пов'язані розділи

Створення завдань із вибором воркфлоу описано в Створенні та редагуванні завдання. Поля картки та зміни стану завдання розібрані в Картці завдання та зміні статусу.