Um fluxo de trabalho define o caminho da tarefa: qual status aplicar, quem assume a responsabilidade, para onde ela volta após uma rejeição e quando o processo termina.
Use um fluxo quando várias pessoas assumem a mesma tarefa em sequência: uma prepara o resultado, outra revisa e uma terceira aprova. A mudança de etapa transfere a tarefa para o responsável configurado. Há apenas um responsável atual; o cartão, os arquivos, os comentários e o histórico continuam os mesmos. Para atividades separadas, com prazos e resultados próprios, inclusive trabalho em paralelo, use subtarefas.
1. Lista de fluxos
Abra Menu → Administração → Fluxos de trabalho. A lista mostra nome, número de etapas e se cada fluxo está ativo ou desativado. Os ativos podem ser selecionados ao criar tarefas; os desativados permanecem nas configurações, mas não são oferecidos para novas tarefas.
O Free permite até dois fluxos por espaço de trabalho, incluindo os desativados; o PRO não impõe limite. O limite vale apenas para a criação de novos fluxos: os existentes continuam funcionando, inclusive após o vencimento do PRO.
2. Configurar etapas
Cada etapa tem nome, status, responsável, indicação de etapa final e, opcionalmente, uma etapa de retorno em caso de rejeição. Os status vêm das configurações do espaço; configure os Status personalizados primeiro se a sequência padrão não for suficiente.
Para organizar a passagem entre pessoas, escolha um responsável em cada etapa. Se uma etapa não tiver responsável configurado, a tarefa mantém o responsável atual ao chegar a ela. Etapa e status são diferentes: várias etapas podem compartilhar um status e ter responsáveis distintos.
As telas de criação mostram Ana, Marina e Lucas com o mesmo status Em andamento. Revisão e Aprovação retornam à etapa anterior em caso de rejeição.
3. Como funciona na tarefa
Quando uma tarefa está vinculada a um fluxo, a alteração manual de status fica bloqueada. O cartão mostra a etapa atual, o progresso e as ações Concluir ✓ e, quando configurada, Rejeitar ✗. Elas ficam disponíveis para o proprietário, os administradores, o autor e o responsável pela tarefa. Ao avançar, o fluxo aplica o status e o responsável da próxima etapa.
Concluir ✓ avança para a próxima etapa; isso nem sempre encerra a tarefa. Rejeitar ✗ a devolve à etapa de retorno configurada, sem permitir escolher livremente qualquer etapa anterior. Se ao menos uma etapa tiver responsável configurado, a troca manual de responsável da tarefa vinculada fica bloqueada: o fluxo controla essas mudanças.
Exemplo: três responsáveis no mesmo status
A tarefa “Aprovar a newsletter de lançamento” precisa passar por Ana, Marina e Lucas. Configure quatro etapas:
- Preparação — Ana: status “Em andamento”.
- Revisão — Marina: o mesmo status “Em andamento”; retorno à Preparação em caso de rejeição.
- Aprovação — Lucas: o mesmo status “Em andamento”; retorno à Revisão em caso de rejeição.
- Concluída: status “Concluída”; marque como etapa final.
As três primeiras etapas não devem ser finais. Ao criar a tarefa, selecione esse fluxo e Ana como responsável. Após a preparação, Concluir ✓ transfere a mesma tarefa para Marina; após a revisão, para Lucas. O status permanece “Em andamento”. Se Lucas rejeitar o resultado, a tarefa volta para Marina na Revisão. Depois da aprovação, Concluir ✓ leva à etapa final. Cada transição depende de uma ação do usuário; o iTasks aplica a próxima etapa e seu responsável.
À esquerda, Marina está responsável pela tarefa na Revisão. À direita, Concluir ✓ a transferiu para Lucas na Aprovação. O status não mudou; Rejeitar ✗ devolve a tarefa pelo caminho configurado.
4. Projetos e exclusão
Um fluxo pode ser definido como padrão do projeto, para que as novas tarefas comecem na sequência correta. Veja Projetos. Excluir um fluxo não exclui suas tarefas: elas são desvinculadas e permanecem no espaço de trabalho.
Guias relacionados
Veja a seleção de fluxos em Criar e editar tarefas. Os campos e as mudanças de estado estão em Cartão e status da tarefa.