گردش‌های کار و خودکارسازی

گردش کار ترتیبی را که کار طی می‌کند تعیین می‌کند: چه وضعیتی اعمال شود، چه کسی مسئول شود، کار ردشده به کجا برگردد و فرایند کی پایان می‌یابد.

وقتی چند نفر پشت سر هم مسئولیت همان کار را بر عهده می‌گیرند از گردش کار استفاده کنید: یکی نتیجه را آماده می‌کند، دیگری بررسی می‌کند و سومی تأیید می‌کند. رفتن میان مرحله‌ها کار را به مسئول تعیین‌شده می‌سپارد. در هر لحظه یک مسئول فعلی وجود دارد و کار همان کارت، فایل‌ها، نظرها و تاریخچه را نگه می‌دارد. برای بخش‌های جداگانهٔ کار با مهلت و نتیجهٔ خودشان، از جمله کار موازی، از زیرکارها استفاده کنید.

1. فهرست گردش‌های کار

گردش‌های کار را از منو ← مدیریت ← گردش‌های کار باز کنید. فهرست نام گردش کار، تعداد مرحله‌ها و فعال یا غیرفعال بودن آن را نشان می‌دهد. گردش‌های کار فعال هنگام ایجاد کار قابل انتخاب‌اند؛ گردش‌های غیرفعال در تنظیمات می‌مانند اما برای کارهای جدید پیشنهاد نمی‌شوند.

Free برای هر فضای کاری تا دو گردش کار، از جمله غیرفعال‌ها، دارد؛ PRO محدودیتی برای گردش کار ندارد. این محدودیت فقط به ساختن گردش‌های کار جدید مربوط است: گردش‌های موجود حتی پس از پایان PRO به کار ادامه می‌دهند.

2. تنظیمات مرحله

هر مرحله نام، وضعیت، مسئول، نشان مرحلهٔ نهایی و مقصد اختیاری رد دارد. وضعیت‌ها از تنظیمات فضای کاری می‌آیند، پس اگر زنجیرهٔ پیش‌فرض کافی نیست، ابتدا وضعیت‌های سفارشی را تنظیم کنید.

برای ساختن زنجیره‌ای از افراد، برای هر مرحله مسئولی انتخاب کنید. اگر مرحله مسئول تعیین‌شده‌ای نداشته باشد، رفتن به آن مسئول فعلی کار را حفظ می‌کند. مرحله و وضعیت دو چیز متفاوت‌اند: چند مرحله می‌توانند وضعیت یکسان اما مسئولان متفاوت داشته باشند.

صفحه‌های ساختن گردش کار مریم احمدی، علی رضایی و نیلوفر کریمی را با وضعیت یکسان «در حال انجام» نشان می‌دهند. بررسی و تأیید طوری تنظیم شده‌اند که هنگام رد به گام قبلی برگردند.

3. روی کار چگونه عمل می‌کند

وقتی کار به گردش کاری وصل است، تغییر دستی وضعیت قفل می‌شود. کارت کار بخش گردش کار را با مرحلهٔ فعلی، پیشرفت و اقدام انجام شد و اقدام اختیاری رد نشان می‌دهد. این دکمه‌ها برای مالک فضای کاری، مدیران، نویسندهٔ کار و مسئول در دسترس‌اند. پیش بردن کار، وضعیت و مسئول مرحلهٔ بعد را طبق قواعد گردش کار اعمال می‌کند.

انجام شد کار را به مرحلهٔ بعد می‌برد و لزوماً آن را تمام نمی‌کند. رد کار را به مرحلهٔ بازگشتی می‌فرستد که برای گام فعلی تعیین شده است، نه به هر مرحلهٔ قبلی دلخواه. اگر دست‌کم یک مرحلهٔ گردش کار مسئول تعیین‌شده داشته باشد، سپردن دستی کار مرتبط به دیگری قفل می‌شود: گردش کار تغییر مسئول را کنترل می‌کند.

مثال: سه مسئول در یک وضعیت

کار «تأیید خبرنامهٔ راه‌اندازی» باید از مریم، علی و نیلوفر بگذرد. چهار مرحله تنظیم کنید:

1. آماده‌سازی — مریم: وضعیت «در حال انجام».
2. بررسی — علی: همان وضعیت «در حال انجام»؛ بازگشت به آماده‌سازی هنگام رد.
3. تأیید — نیلوفر: همان وضعیت «در حال انجام»؛ بازگشت به بررسی هنگام رد.
4. تکمیل‌شده: وضعیت «انجام‌شده»؛ نشان مرحلهٔ نهایی را روشن کنید.

سه مرحلهٔ نخست را غیرنهایی بگذارید. هنگام ایجاد کار، این گردش کار را انتخاب و مریم را مسئول کنید. پس از آماده‌سازی، زدن «انجام شد» همان کار را به علی می‌سپارد و پس از بررسی به نیلوفر. وضعیت در تمام مدت «در حال انجام» می‌ماند. اگر نیلوفر نتیجه را رد کند، کار در مرحلهٔ بررسی به علی برمی‌گردد. پس از تأیید، «انجام شد» آن را به مرحلهٔ نهایی می‌برد. هر انتقال را کاربر آغاز می‌کند و iTasks مرحلهٔ بعد و مسئول تعیین‌شده‌اش را اعمال می‌کند.

در تصویر نخست کار در مرحلهٔ بررسی نزد علی است. در تصویر دوم زدن «انجام شد» آن را در مرحلهٔ تأیید به نیلوفر سپرده است. وضعیت همان می‌ماند و «رد» کار را از مسیر تعیین‌شده برمی‌گرداند.

4. پروژه‌ها و حذف

گردش کار را می‌توان فرایند پیش‌فرض پروژه قرار داد تا کارهای جدید در زنجیرهٔ درست شروع شوند. تنظیم در سطح پروژه در پروژه‌ها آمده است. حذف گردش کار کارها را حذف نمی‌کند: کارهای مرتبط جدا می‌شوند و در فضای کاری می‌مانند.

راهنماهای مرتبط

ایجاد کار با انتخاب گردش کار در ایجاد و ویرایش کار آمده است. فیلدهای کارت کار و تغییر وضعیت در جزئیات کار و تغییر وضعیت توضیح داده شده‌اند.