工作流定义任务要经过的顺序：应用哪个状态、由谁负责、被驳回的任务退回到哪里，以及流程何时算作结束。
当多个人先后对同一个任务负责时，请使用工作流：一个人准备结果，另一个人检查，第三个人批准。在阶段之间流转时，iTasks 会把任务交给配置好的负责人。任一时刻只有一位当前负责人；任务始终保留同一张卡片，以及共同的文件、评论和历史。对于有各自截止日期和成果的独立工作（包括并行工作），请使用子任务与任务树。
1. 工作流列表
通过菜单 → 管理 → 工作流打开工作流。列表会显示工作流名称、阶段数量，以及它是启用还是停用。创建任务时可以选择启用的工作流；停用的工作流会保留在设置中，但不会在创建新任务时提供。
免费版每个工作区最多可以有 2 个工作流（包括已停用的）；PRO 不限制工作流数量。该上限只影响新工作流的创建：现有的工作流会继续工作，包括 PRO 到期之后。
2. 阶段设置
每个阶段都有名称、状态、负责人、最终阶段标记，以及可选的驳回去向。状态来自工作区设置，因此如果默认的状态链不够用，请先配置自定义任务状态。
要搭建人员链条，请为每个阶段选择负责人。如果某个阶段没有配置负责人，流转到该阶段时会保留任务当前的负责人。阶段和状态是两回事：多个阶段可以共用同一个状态，但拥有不同的负责人。
工作流创建界面中的王琳、李强和张雪使用相同的“进行中”状态。检查和确认阶段配置为驳回时退回上一步。
3. 工作流在任务中的运作方式
当任务绑定到工作流后，手动更改状态会被锁定。任务卡片会显示工作流区块，包含当前阶段、进度，以及完成 ✓和可选的驳回 ✗操作。这些按钮对工作区所有者、管理员、任务创建者和负责人开放。推进任务时，iTasks 会按照工作流规则应用下一个阶段的状态和负责人。
完成 ✓会把任务推进到下一个阶段，并不一定意味着任务结束。驳回 ✗会把任务发送到为当前步骤配置的退回阶段，而不是任选之前的任何阶段。只要工作流中至少有一个阶段配置了负责人，绑定该工作流的任务就无法手动改派：负责人的变更由工作流控制。
示例：同一状态下的三位负责人
任务“批准发送活动邮件”需要依次经过王琳、李强和张雪。请配置四个阶段：
- 准备 — 王琳：状态“进行中”。
- 检查 — 李强：同为“进行中”状态；驳回时退回“准备”。
- 确认 — 张雪：同为“进行中”状态；驳回时退回“检查”。
- 已完成：状态“已完成”；开启最终阶段标记。
前三个阶段不要标记为最终阶段。创建任务时选择这个工作流，并把负责人设为王琳。准备完成后，点按“完成 ✓”会把同一个任务交给李强；检查完成后，再交给张雪。在此期间状态始终是“进行中”。如果张雪驳回了结果，任务会退回到李强的“检查”阶段。确认之后，“完成 ✓”会把它推进到最终阶段。每次流转都由用户触发，iTasks 会自动设置下一阶段及其配置的负责人。
左侧是李强在“检查”阶段持有任务；右侧是点按“完成 ✓”后，任务已交给张雪进行“确认”。状态没有变化；“驳回 ✗”会按照配置的路线退回任务。
4. 项目与删除
可以把工作流设为项目的默认流程，让新任务从一开始就走正确的链条。项目层面的设置见项目。删除工作流不会删除任务：关联的任务会被解除关联，并保留在工作区中。