İş akışı (workflow), görevin izleyeceği sırayı belirler: hangi durum uygulanacak, kim sorumlu olacak, reddedilen görev nereye dönecek ve süreç ne zaman bitecek?
İş akışını, aynı görevi birden fazla kişi sırayla üstlendiğinde kullanın: biri sonucu hazırlar, diğeri inceler, üçüncüsü onaylar. Adımlar arasında geçiş görevi belirlenen sorumluya devreder. Aynı anda tek bir sorumlu vardır; görev aynı kartı, dosyaları, yorumları ve geçmişi korur. Paralel işler de dâhil olmak üzere, ayrı son tarihleri ve sonuçları olan iş parçaları için alt görevleri kullanın.
1. İş akışı listesi
İş akışlarını Menü → Yönetim → İş akışları yolundan açın. Listede ad, adım sayısı ve etkin/devre dışı durumu görünür. Etkin akışlar görev oluştururken seçilebilir; devre dışı akışlar ayarlarda kalır ama yeni görevlerde sunulmaz.
Free planda devre dışı olanlar dâhil çalışma alanı başına en fazla iki iş akışı vardır; PRO’da sınır yoktur. Sınır yalnızca yeni akış oluşturmaya uygulanır. Mevcut akışlar PRO sona erdikten sonra da çalışmaya devam eder.
2. Adım ayarları
Her adımın adı, durumu, sorumlusu, son adım işareti ve isteğe bağlı ret dönüş hedefi vardır. Durumlar çalışma alanı ayarlarından gelir; varsayılan sıra yetmiyorsa önce Özel durumları yapılandırın.
Kişilerden oluşan bir sıra kurmak için her adıma sorumlu seçin. Adımda sorumlu tanımlanmamışsa o adıma geçiş mevcut sorumluyu korur. Adım ve durum farklıdır: Birden fazla adım aynı durumu kullanıp farklı sorumlulara sahip olabilir.
İş akışı oluşturma ekranlarında Ayşe, Emre ve İrem aynı Devam ediyor durumuyla gösterilir. İnceleme ve Onay, reddedildiğinde önceki adıma dönecek şekilde ayarlanmıştır.
3. Görevde nasıl çalışır?
Görev iş akışına bağlandığında elle durum değiştirme kilitlenir. Kartta mevcut adımı, ilerlemeyi ve Tamamla ile varsa Reddet işlemlerini gösteren bölüm bulunur. Bu düğmeler çalışma alanı sahibi, yöneticiler, görevi oluşturan ve sorumlu kişiye açıktır. İlerletme, kurallara göre sonraki adımın durumunu ve sorumlusunu uygular.
Tamamla sonraki adıma ilerletir; görevi mutlaka tamamlamaz. Reddet herhangi bir önceki adımı serbestçe seçmek yerine mevcut adım için tanımlı dönüş adımına gönderir. En az bir adımda sorumlu tanımlıysa bağlı görevin sorumlusu elle değiştirilemez; sorumlu değişimini iş akışı yönetir.
Örnek: aynı durum içinde üç sorumlu
“Lansman bültenini onayla” görevi Ayşe, Emre ve İrem üzerinden ilerlemelidir. Dört adım ayarlayın:
- Hazırlık — Ayşe: durum “Devam ediyor”.
- İnceleme — Emre: aynı “Devam ediyor” durumu; ret durumunda Hazırlık adımına dönüş.
- Onay — İrem: aynı “Devam ediyor” durumu; ret durumunda İnceleme adımına dönüş.
- Tamamlandı: durum “Tamamlandı”; son adım işaretini açın.
İlk üç adımı son adım olarak işaretlemeyin. Görevi oluştururken bu iş akışını, sorumlu olarak Ayşe’yi seçin. Hazırlıktan sonra Tamamla aynı görevi Emre’ye, incelemeden sonra İrem’e devreder. Durum bu süreçte “Devam ediyor” olarak kalır. İrem sonucu reddederse görev İnceleme adımında Emre’ye döner. Onaydan sonra Tamamla son adıma geçirir. Her geçişi bir kullanıcı başlatır; iTasks sonraki adımı ve tanımlı sorumlusunu uygular.
Solda görev İnceleme adımında Emre’dedir. Sağda Tamamla ile Onay adımında İrem’e devredilmiştir. Durum aynı kalır; Reddet görevi tanımlı dönüş yoluna gönderir.
4. Projeler ve silme
Yeni görevlerin doğru sırada başlaması için iş akışı projenin varsayılan süreci yapılabilir. Proje düzeyindeki ayarlar Projeler kılavuzundadır. İş akışını silmek görevleri silmez: bağlantıları kaldırılır ve görevler çalışma alanında kalır.
İlgili kılavuzlar
İş akışı seçerek görev oluşturma Görev oluşturma ve düzenleme kılavuzundadır. Kart alanları ve durum değişiklikleri Görev kartı ve durum bölümünde açıklanır.