يحدد سير العمل التسلسل الذي تتبعه المهمة: أي حالة تُطبَّق، ومن يصبح مسؤولًا، وإلى أين تعود المهمة المرفوضة، ومتى تكون العملية نهائية.
استخدم سير العمل عندما يتولى عدة أشخاص المسؤولية عن المهمة نفسها واحدًا تلو الآخر: أحدهم يجهّز النتيجة، وآخر يراجعها، وثالث يعتمدها. ينقل الانتقال بين المراحل المهمة إلى المكلَّف المحدد. ويوجد مكلَّف حالي واحد في كل مرة، وتحتفظ المهمة ببطاقتها وملفاتها وتعليقاتها وسجلها نفسها. أما لأجزاء العمل المنفصلة بمواعيدها ونتائجها الخاصة، بما فيها العمل المتوازي، فاستخدم المهام الفرعية.
1. قائمة مسارات العمل
افتح مسارات العمل من القائمة ← الإدارة ← مسارات العمل. تعرض القائمة اسم سير العمل وعدد مراحله وهل هو نشط أم معطّل. يمكن اختيار مسارات العمل النشطة عند إنشاء المهام، أما المعطّلة فتبقى في الإعدادات لكنها لا تُعرض للمهام الجديدة.
تتضمن Free حتى مساري عمل لكل مساحة عمل، بما في ذلك المعطّلة؛ ولا حد لمسارات العمل في PRO. ولا يسري الحد إلا على إنشاء مسارات جديدة: تستمر المسارات الحالية في العمل، حتى بعد انتهاء PRO.
2. إعدادات المرحلة
لكل مرحلة اسم وحالة ومكلَّف وعلامة المرحلة النهائية وهدف اختياري للرفض. تأتي الحالات من إعدادات مساحة العمل، لذا اضبط الحالات المخصصة أولًا إن لم تكفِ السلسلة الافتراضية.
لإعداد سلسلة من الأشخاص، اختر مكلَّفًا لكل مرحلة. وإذا لم يكن للمرحلة مكلَّف محدد، فإن الانتقال إليها يُبقي المكلَّف الحالي للمهمة. المرحلة والحالة شيئان مختلفان: يمكن لعدة مراحل أن تتشارك الحالة نفسها بمكلَّفين مختلفين.
تعرض شاشات إنشاء سير العمل ليلى حسن وعمر خالد وسارة منصور بالحالة نفسها «قيد التنفيذ». وقد ضُبطت المراجعة والاعتماد للعودة إلى الخطوة السابقة عند الرفض.
3. كيف يعمل على المهمة
عندما ترتبط مهمة بسير عمل، يُقفل تغيير الحالة يدويًا. وتعرض بطاقة المهمة كتلة سير العمل بالمرحلة الحالية والتقدم وإجراء تم وإجراء رفض الاختياري. هذه الأزرار متاحة لمالك مساحة العمل والمشرفين وكاتب المهمة والمكلَّف. ويطبّق تقدّم المهمة حالة المرحلة التالية ومكلَّفها وفق قواعد سير العمل.
ينقل تم المهمة إلى المرحلة التالية، ولا يعني بالضرورة إنجازها. ويرسل رفض المهمة إلى مرحلة الإرجاع المحددة للخطوة الحالية، بدل السماح باختيار حر لأي مرحلة سابقة. وإذا كان لمرحلة واحدة على الأقل مكلَّف محدد، تُقفل إعادة الإسناد اليدوي للمهمة المرتبطة: يتحكم سير العمل في تغيير المكلَّف.
مثال: ثلاثة مكلَّفين ضمن حالة واحدة
يجب أن تمر المهمة «اعتماد النشرة البريدية للإطلاق» على ليلى وعمر وسارة. اضبط أربع مراحل:
- التحضير — ليلى: الحالة «قيد التنفيذ».
- المراجعة — عمر: الحالة نفسها «قيد التنفيذ»؛ والعودة إلى التحضير عند الرفض.
- الاعتماد — سارة: الحالة نفسها «قيد التنفيذ»؛ والعودة إلى المراجعة عند الرفض.
- مكتمل: الحالة «منجزة»؛ فعّل علامة المرحلة النهائية.
اترك المراحل الثلاث الأولى غير نهائية. وعند إنشاء المهمة اختر سير العمل هذا واختر ليلى مكلَّفة. بعد التحضير يمرر الضغط على «تم» المهمة نفسها إلى عمر، وبعد المراجعة إلى سارة. وتبقى الحالة «قيد التنفيذ» طوال الوقت. وإذا رفضت سارة النتيجة، تعود المهمة إلى عمر في المراجعة. وبعد الاعتماد ينقلها «تم» إلى المرحلة النهائية. يُطلق المستخدم كل انتقال، ويطبّق iTasks المرحلة التالية ومكلَّفها المحدد.
في اللقطة الأولى المهمة لدى عمر في مرحلة المراجعة. وفي الثانية مرّرها الضغط على «تم» إلى سارة في مرحلة الاعتماد. تبقى الحالة نفسها، ويعيد «رفض» المهمة عبر المسار المحدد.
4. المشاريع والحذف
يمكن تعيين سير عمل كعملية افتراضية للمشروع لتبدأ المهام الجديدة في السلسلة الصحيحة. ويشرح دليل المشاريع الإعداد على مستوى المشروع. ولا يحذف حذف سير العمل المهام: تُفصل المهام المرتبطة وتبقى في مساحة العمل.
أدلة ذات صلة
يشرح دليل إنشاء مهمة وتعديلها إنشاء المهام مع اختيار سير العمل. وتوصف حقول بطاقة المهمة وتغيير الحالة في تفاصيل المهمة وتغيير الحالة.