Alur kerja, atau workflow, menentukan tahapan tugas: status yang diterapkan, penanggung jawab, jalur kembali jika ditolak, dan tahap akhir.
Gunakan saat beberapa orang menangani tugas yang sama secara berurutan: persiapan, pemeriksaan, persetujuan. Setiap perpindahan menerapkan penanggung jawab yang ditetapkan. Kartu, berkas, komentar, dan riwayat tetap bersama dengan satu penanggung jawab saat ini. Untuk bagian terpisah yang mungkin dikerjakan paralel, gunakan subtugas.
Daftar alur kerja
Buka Administrasi → Alur kerja. Daftar menampilkan nama, jumlah tahap, dan keadaan aktif atau nonaktif. Hanya alur kerja aktif yang ditawarkan untuk tugas baru; lainnya tetap tersimpan dalam pengaturan.
Free mengizinkan dua alur kerja per ruang kerja, termasuk yang nonaktif; PRO tidak membatasi jumlahnya. Pembatasan hanya berlaku pada pembuatan: alur kerja yang sudah ada terus berfungsi, termasuk setelah PRO berakhir.
Mengatur tahap
Setiap tahap memiliki nama, status, penanggung jawab, penanda tahap akhir, dan tahap kembali jika diperlukan. Status berasal dari pengaturan ruang kerja.
Pilih penanggung jawab untuk setiap tahap. Jika tidak ditetapkan, perpindahan mempertahankan penanggung jawab saat ini. Tahap dan status berbeda: beberapa tahap dapat menggunakan status yang sama dengan penanggung jawab berbeda.
Contoh alur kerja Studio Aurora menggunakan Ayu, Budi, dan Citra dengan status yang sama, Sedang dikerjakan. Tahap Peninjauan dan Persetujuan kembali ke tahap sebelumnya jika ditolak.
Melanjutkan dan menyelesaikan tugas dalam alur kerja
Pilihan status manual diganti dengan bagian alur kerja: tahap saat ini, kemajuan, Selesaikan ✓, dan Tolak ✗ jika tersedia. Tindakan ini dapat digunakan pemilik, administrator, pembuat tugas, dan penanggung jawab.
Selesaikan menerapkan tahap berikutnya, status, dan penanggung jawabnya; tindakan ini belum tentu menyelesaikan seluruh tugas. Tolak mengikuti jalur kembali yang ditetapkan untuk tahap tersebut, bukan memilih bebas tahap sebelumnya. Jika setidaknya satu tahap memiliki penanggung jawab, penugasan ulang secara manual dikunci karena dikendalikan alur kerja.
Contoh: tiga penanggung jawab, satu status
Tugas “Menyetujui buletin peluncuran” melewati empat tahap:
- Persiapan — Ayu: Sedang dikerjakan.
- Peninjauan — Citra: Sedang dikerjakan; penolakan kembali ke Persiapan.
- Persetujuan — Budi: Sedang dikerjakan; penolakan kembali ke Peninjauan.
- Selesai: status Selesai dan penanda akhir aktif.
Tiga tahap pertama bukan tahap akhir. Saat membuat tugas, pilih alur kerja ini dan Ayu sebagai penanggung jawab. Selesaikan meneruskan tugas kepada Budi, lalu Citra, sambil mempertahankan Sedang dikerjakan. Penolakan oleh Citra mengembalikannya kepada Budi pada Peninjauan. Setelah disetujui, Selesaikan memindahkan tugas ke tahap akhir. Setiap perpindahan dipicu pengguna; iTasks menerapkan aturan yang ditetapkan.
Ilustrasi menunjukkan tahap pemeriksaan di kiri dan persetujuan di kanan. Status tetap sama dan Tolak mengikuti jalur kembali yang ditetapkan.
Proyek dan penghapusan
Alur kerja dapat ditetapkan sebagai proses bawaan suatu proyek. Menghapus alur kerja tidak menghapus tugas: tugas dilepaskan dari alur tersebut dan tetap berada dalam ruang kerja.
Lihat Membuat dan mengedit tugas dan Detail tugas dan status.