يمكنك إنشاء مهمة من الشاشة الرئيسية بزر +، أو من قائمة الانتظار، أو من مهمة أم، أو من مسارات مرتبطة مثل HelpDesk. املأ الأساسيات أولًا: ما المطلوب، وإلى أي مشروع تنتمي المهمة، ومن المسؤول عنها. وتساعد الحقول الأخرى على إبقاء الموعد النهائي والملفات والنقاش وخطة الفريق مترابطة.
يمكنك إنشاء المهمة بثلاث طرق:
- في التطبيق عبر نموذج المهمة. حقوله موضّحة أدناه.
- بالصوت: اضغط على الميكروفون في النموذج وأملِ المهمة، وسيعبّئ الذكاء الاصطناعي الحقول. المزيد في «الإدخال الصوتي وإنشاء المهام بالذكاء الاصطناعي».
- برسالة إلى البوت في Telegram: اكتب المهمة أو قلها في المحادثة الخاصة مع بوت iTasks، وسيرسل لك مسودة لتأكيدها. المزيد في «المهام عبر بوت Telegram».
1. العنوان والوصف
ينبغي أن يصف العنوان النتيجة بإيجاز، مثل «إعداد عقد العميل» أو «فحص خطأ الدفع». واستخدم الوصف للتفاصيل التي تساعد المكلَّف على العمل دون أسئلة إضافية: ما المطلوب، وأين المواد، وما الذي يُعدّ إنجازًا.
يدعم الوصف التنسيق والقوائم والشيفرة المضمّنة وكتل الشيفرة. ويشرح دليل المرفقات والتنسيق الملفات وسلوك المحرر.
عندما يجب أن تنتمي المهمة إلى موضوع قصير الأمد أو مشروع مصغّر، أضف وسمًا مباشرةً في الوصف، مثل #إطلاق أو #الجوال. وبمجرد كتابة # يقترح المحرر وسومًا حديثة مشابهة من مساحة العمل، لكن يبقى بإمكانك كتابة وسم جديد تمامًا دون اختيار اقتراح.
2. قوائم التحقق في الوصف
يمكنك إدراج قائمة تحقق في الوصف بزر قائمة التحقق في شريط أدوات المحرر. وفي وضع التعديل تكون كتلة عادية داخل النص: يمكن تغيير العنوان والبنود، وإضافة بنود جديدة، وحذف البنود غير اللازمة بالزر المجاور للبند. وبعد الحفظ يستطيع كاتب المهمة والمكلَّف بها ومشرفو مساحة العمل ومالكها تحديد البنود: اضغط البند لتحديده، واضغطه مجددًا لإلغاء التحديد. أما لبقية الأعضاء فتكون مربعات التحديد غير نشطة، وتوضّح ملاحظة أسفل القائمة من يستطيع تحديدها.
قوائم التحقق المضمّنة في المهمة ليست مهامًا مستقلة. فهي مخصصة للتحقق الذاتي داخل مهمة واحدة: مراجعة عدة خطوات، أو تعليم المواد المجهّزة، أو فحص مجموعة قصيرة من الشروط قبل إغلاق العمل.
عدّاد البنود المنجزة. لترى على البطاقة كم أُنجز من أعمال المهمة، قسّم العمل إلى بنود قائمة تحقق في الوصف، ولا حاجة إلى تفعيل أي شيء آخر. في قوائم المهام ولوحة كانبان وشجرة المشاريع تعرض البطاقة سطرًا بأيقونة قائمة التحقق: عدد البنود المحددة من جميع قوائم التحقق في الوصف، مثل 5/12، مع نقطة لكل بند. لا تُحتسب البنود الفارغة. يعرض العدّاد سير العمل داخل المهمة لا اكتمالها: وما زالت المهمة تُغلق بتغيير حالتها.
قائمة تحقق أم مهام فرعية؟ لا علاقة لعدّاد البنود بالمهام الفرعية. للمهام الفرعية مؤشرها الخاص على البطاقة: سطر بأيقونة التفرع وعدد المهام الفرعية وشريط بالمنجز منها. المهمة الفرعية مهمة مستقلة لها مكلَّف وموعد نهائي وحالة خاصة بها، أما بند قائمة التحقق فهو خطوة داخل مهمة واحدة. إذا كنت تحتاج إلى قائمة أعمال بسيطة بعلامات اختيار، فاستخدم قائمة تحقق.
على الحاسوب يمكنك إظهار عمود قوائم التحقق في جدول المهام عبر زر الأعمدة، وهو مخفي افتراضيًا. وبجانبه يمكنك إظهار عمود المهام الفرعية مع تقدّم المهام الفرعية.
يمكن أن تضم المهمة الواحدة ما تحتاجه من قوائم التحقق. وإذا كان يجب تقسيم العمل إلى مهام مترابطة بمكلَّفين وحالات ومواعيد نهائية ونقاشات منفصلة، فاستخدم المهام الفرعية وشجرة المهام.
3. المشروع والسبرنت والعميل
المشروع إلزامي: فهو يحدد من يرى المهمة وفي أي قائمة تظهر. وإذا أُنشئت المهمة كمهمة فرعية، فإنها ترث مشروع المهمة الأم ولا يمكن تغييره بشكل منفصل.
السبرنت مفيد عندما يخطط الفريق للعمل لفترة قصيرة ويريد وضع المهمة في خطة نشطة أو قادمة. ويساعد حقل العميل على إظهار العميل أو الاتجاه أو الطلب الخارجي الذي تتبعه المهمة.
يشرح دليل المشاريع إعداد المشاريع والوصول. ويشرح دليل السبرنتات والتخطيط إنشاء السبرنتات وملأها وبدءها. ويشرح دليل الأعضاء والأدوار من يرى المهام في المشروع ومن يمكن تكليفه بها.
4. المرفقات والنوع والأولوية
يمكنك إرفاق ملفات العمل بالمهمة: ملفات PDF، ومستندات مكتبية، وأرشيفات، وصور، وصوت، وفيديو. وهذا مفيد للتصاميم والعقود والتقارير ولقطات شاشة الأخطاء والمواد الصوتية.
يوضح نوع المهمة طبيعة العمل: ميزة، أو خلل، أو تحسين، أو مهمة تقنية. وتساعد الأولوية الفريق على رؤية ما يجب معالجته أولًا. وتظهر هذه الشارات على بطاقات المهام وتسهّل تصفح القوائم.
تتضمن مساحة العمل 4 أنواع مهام افتراضية. يستطيع المالك والمسؤولون تغيير أسمائها وأيقوناتها وإضافة نوعين إضافيين كحد أقصى، ليصبح المجموع 6 أنواع. دليل تخصيص أنواع المهام.
يشرح دليل المرفقات والتنسيق الملفات والتنسيق. ولقراءة الشارات والحالة وبقية المهمة المحفوظة، راجع تفاصيل المهمة وتغيير الحالة.
5. سير العمل والمكلَّف والمراقبون
هل يمكن إسناد مهمة واحدة إلى عدة أشخاص؟ للمهمة مكلَّف حالي واحد، لكن يمكن لعدة أشخاص المساهمة بطريقتين:
- كل شخص مسؤول عن جزء منفصل: أنشئ مهامًا فرعية بمكلَّفين ومواعيد نهائية ونتائج مستقلة. وهذا يدعم العمل المتوازي.
- المهمة نفسها تنتقل من شخص إلى آخر: اضبط سير عمل بتسلسل من المكلَّفين. ويؤدي الانتقال إلى المرحلة التالية إلى إسناد المهمة تلقائيًا إلى الشخص المحدد لتلك المرحلة. ويمكن أن تتشارك المراحل الحالة نفسها أيضًا.
عند إنشاء مهمة بسير عمل، اختر في نموذج المهمة المسؤول عن الخطوة الأولى. وإذا لم يلزم سير عمل، فاستخدم تغيير الحالات العادي.
المكلَّف هو المسؤول عن الخطوة التالية. وإذا تُرك الحقل فارغًا، يصبح كاتب المهمة هو المكلَّف. يرى كل أعضاء المشروع مهامه، بينما يتلقى المراقبون إضافةً إلى ذلك إشعارات بتغيير الحالة والتعليقات الجديدة. ويستطيع مالكو مساحة العمل ومشرفوها تغيير أي مهمة متاحة لهم؛ أما العضو فيستطيع تغيير حالة مهمة عادية أو تنفيذ انتقالات سير العمل فقط إذا كان كاتب المهمة أو المكلَّف بها. ويستطيع أعضاء المشروع الآخرون، ومنهم المراقبون، قراءة المهمة والتعليق عليها. ويُضاف كاتب المهمة إلى المراقبين تلقائيًا. وتصل إشعارات الموعد النهائي إلى المكلَّف فقط.
تُضبط حالات مساحة العمل في الحالات المخصصة. ويشرح دليل مسارات العمل إعداد سير العمل واستخدامه. ويشرح دليل التعليقات والردود والإشارات نقاشات المهام والإشارات.
6. الموعد النهائي
الموعد النهائي هو التاريخ الذي يجب إنجاز المهمة بحلوله. يظهر على بطاقات المهام والقوائم، فيسهل ملاحظة المهام ذات المواعيد القريبة.
الوقت اختياري. في نافذة اختيار التاريخ يوجد أسفل التقويم سطر إضافة وقت · اختياري. إذا لم تستخدمه، فالضغط على اليوم يغلق النافذة فورًا. لتحديد وقت، اضغط هذا السطر واختر الساعة والدقائق (:00 أو :15 أو :30 أو :45) ثم اضغط تم. وإذا كان التاريخ محددًا من قبل، فيمكنك إضافة الوقت من زر + الوقت بجانبه في النموذج. وما دام الوقت مفتوحًا، فالضغط على اليوم يحدده فقط، أما زر الإغلاق أو السحب للأسفل فيغلق النافذة دون تغيير. ويطوي زر بدون وقت الوقت، ويحفظ زر تم التاريخ من دونه. وتظهر ساعات اليوم التي مضت باهتة، وإذا كانت اللحظة قد مضت بالفعل ظهر التحذير هذا الوقت قد مضى. ويظهر الوقت في النموذج بجانب التاريخ، وفي البطاقات بصيغة «16 أكتوبر, 02:30 م».
يُحدَّد الوقت وفق المنطقة الزمنية للمكلَّف، وإذا لم تكن محددة في ملفه الشخصي فوفق المنطقة الزمنية لمساحة العمل؛ ويوضح التلميح المنطقة الزمنية: … أيهما يُستخدم. وإذا اختلفت ساعة المكلَّف عن ساعتك، ظهر التلميح بصيغة توقيت المكلَّف: … · بتوقيتك 03:30 م، ويبقى في النموذج أسفل حقل الموعد سطر توقيت المكلَّف: …. تصبح المهمة المحددة بوقت متأخرة فور مرور تلك اللحظة، أما المهمة التي ليس لها وقت فبعد انتهاء اليوم. وعند نقل التاريخ يبقى الوقت كما هو، وترث المهمة الفرعية التي تأخذ موعد المهمة الأم وقتها أيضًا، أما المهام المتكررة فلا وقت لها. وفي اليوم نفسه تأتي المهام المحددة بوقت قبل المهام التي ليس لها وقت.
يمكن فرز المهام حسب الموعد النهائي: نقل أقرب المواعيد إلى أعلى القائمة أو فرزها داخل أعمدة كانبان. ويشرح دليل أوضاع عرض المهام القائمة وكانبان وشجرة المشاريع وعوامل التصفية والفرز.
في يوم الموعد النهائي يتلقى المكلَّف تذكيرًا في بداية اليوم حسب إعداداته. ويمكن في قسم الإشعارات من الملف الشخصي إضافة تذكير قبل الموعد بـ يوم واحد أو يومين أو 3 أيام، وللموعد النهائي ذي الوقت تذكير قبله، افتراضيًا قبل ساعة. وإذا كان المكلَّف الآن خارج ساعات عمله أو كانت إشعاراته متوقفة، يظهر تحت حقل المكلَّف تلميح بموعد وصول الإشعار إليه.
إذا كانت المهمة منجزة أو ما زالت في قائمة الانتظار، فلا تُرسل إشعارات الموعد النهائي. وللأفكار المؤجلة والعمل المستقبلي استخدم قائمة الانتظار، ثم أضف موعدًا نهائيًا عندما تدخل المهمة العمل فعلًا.
7. التكرار
فعّل التكرار للمهام التي يجب أن تعود بانتظام: كل يوم أو أسبوع أو شهر أو سنة. تُنشأ المهمة التالية بعد إغلاق الحالية، فينهي الفريق العمل الحالي قبل الحصول على النسخة التالية.
التكرار متاح فقط للمهام الجذرية التي لا أم لها ولا مهام فرعية. وإذا كان العمل مقسّمًا أصلًا إلى شجرة مهام، فقرّر هل يجب أن يكون مهمة متكررة واحدة أم مهمة أم عادية بمهام فرعية. ويشرح دليل المهام الفرعية وشجرة المهام تداخل المهام.
8. التعديل
يستطيع كاتب المهمة أو مشرف مساحة العمل أو مالكها تعديل حقول المهمة. افتح شاشة تفاصيل المهمة واضغط أيقونة القلم. يستخدم وضع التعديل الحقول نفسها، لكن قد تكون بعض الإعدادات مقفلة: فمثلًا ترث المهمة الفرعية مشروعها من المهمة الأم، ولا يمكن تحويل مهمة لها مهام فرعية إلى مهمة متكررة. ويمكن تغيير مشروع المهمة الرئيسية بعد إنشائها: تنتقل المهمة مع مهامها الفرعية وتخرج من سبرنت المشروع السابق، ويُزال المراقبون الذين لا يملكون صلاحية الوصول إلى المشروع الجديد.
إذا لم تتمكن من إنهاء المهمة في جلسة واحدة، يُحفظ ما كتبته لك. ويشرح دليل مسودات المهام كيف تغادر النموذج دون أن تفقد شيئًا.