إنشاء مهمة وتعديلها

يمكنك إنشاء مهمة من الشاشة الرئيسية بزر +، أو من قائمة الانتظار، أو من مهمة أم، أو من مسارات مرتبطة مثل HelpDesk. املأ الأساسيات أولًا: ما المطلوب، وإلى أي مشروع تنتمي المهمة، ومن المسؤول عنها. وتساعد الحقول الأخرى على إبقاء الموعد النهائي والملفات والنقاش وخطة الفريق مترابطة.

إذا كان قول التفاصيل أسهل من كتابتها، فاستخدم الميكروفون بجوار «المعلومات الأساسية». ويشرح دليل الإدخال الصوتي وإنشاء المهام بالذكاء الاصطناعي مسار التعرّف على الكلام والصياغة بالذكاء الاصطناعي كاملًا.

1. العنوان والوصف

ينبغي أن يصف العنوان النتيجة بإيجاز، مثل «إعداد عقد العميل» أو «فحص خطأ الدفع». واستخدم الوصف للتفاصيل التي تساعد المكلَّف على العمل دون أسئلة إضافية: ما المطلوب، وأين المواد، وما الذي يُعدّ إنجازًا.

يدعم الوصف التنسيق والقوائم والشيفرة المضمّنة وكتل الشيفرة. ويشرح دليل المرفقات والتنسيق الملفات وسلوك المحرر.

عندما يجب أن تنتمي المهمة إلى موضوع قصير الأمد أو مشروع مصغّر، أضف وسمًا مباشرةً في الوصف، مثل #إطلاق أو #الجوال. وبمجرد كتابة # يقترح المحرر وسومًا حديثة مشابهة من مساحة العمل، لكن يبقى بإمكانك كتابة وسم جديد تمامًا دون اختيار اقتراح.

2. قوائم التحقق في الوصف

يمكنك إدراج قائمة تحقق في الوصف بزر قائمة التحقق في شريط أدوات المحرر. وفي وضع التعديل تكون كتلة عادية داخل النص: يمكن تغيير العنوان والبنود، وإضافة بنود جديدة، وحذف البنود غير اللازمة بالزر المجاور للبند. وبعد الحفظ تصبح قائمة التحقق تفاعلية للمستخدمين الذين يستطيعون تعديل المهمة: كاتب المهمة، أو مشرف مساحة العمل، أو مالكها. يضغطون البند لتحديده، ويضغطونه مجددًا لإلغاء التحديد.

قوائم التحقق المضمّنة في المهمة ليست مهامًا مستقلة. فهي مخصصة للتحقق الذاتي داخل مهمة واحدة: مراجعة عدة خطوات، أو تعليم المواد المجهّزة، أو فحص مجموعة قصيرة من الشروط قبل إغلاق العمل.

يمكن أن تضم المهمة الواحدة ما تحتاجه من قوائم التحقق. وإذا كان يجب تقسيم العمل إلى مهام مترابطة بمكلَّفين وحالات ومواعيد نهائية ونقاشات منفصلة، فاستخدم المهام الفرعية وشجرة المهام.

3. المشروع والسبرنت والعميل

المشروع إلزامي: فهو يحدد من يرى المهمة وفي أي قائمة تظهر. وإذا أُنشئت المهمة كمهمة فرعية، فإنها ترث مشروع المهمة الأم ولا يمكن تغييره بشكل منفصل.

السبرنت مفيد عندما يخطط الفريق للعمل لفترة قصيرة ويريد وضع المهمة في خطة نشطة أو قادمة. ويساعد حقل العميل على إظهار العميل أو الاتجاه أو الطلب الخارجي الذي تتبعه المهمة.

يشرح دليل المشاريع إعداد المشاريع والوصول. ويشرح دليل السبرنتات والتخطيط إنشاء السبرنتات وملأها وبدءها. ويشرح دليل الأعضاء والأدوار من يرى المهام في المشروع ومن يمكن تكليفه بها.

4. المرفقات والنوع والأولوية

يمكنك إرفاق ملفات العمل بالمهمة: ملفات PDF، ومستندات مكتبية، وأرشيفات، وصور، وصوت، وفيديو. وهذا مفيد للتصاميم والعقود والتقارير ولقطات شاشة الأخطاء والمواد الصوتية.

يوضح نوع المهمة طبيعة العمل: ميزة، أو خلل، أو تحسين، أو مهمة تقنية. وتساعد الأولوية الفريق على رؤية ما يجب معالجته أولًا. وتظهر هذه الشارات على بطاقات المهام وتسهّل تصفح القوائم.

تتضمن مساحة العمل 4 أنواع مهام افتراضية. يستطيع المالك والمسؤولون تغيير أسمائها وأيقوناتها وإضافة نوعين إضافيين كحد أقصى، ليصبح المجموع 6 أنواع. دليل تخصيص أنواع المهام.

يشرح دليل المرفقات والتنسيق الملفات والتنسيق. ولقراءة الشارات والحالة وبقية المهمة المحفوظة، راجع تفاصيل المهمة وتغيير الحالة.

5. سير العمل والمكلَّف والمراقبون

هل يمكن إسناد مهمة واحدة إلى عدة أشخاص؟ للمهمة مكلَّف حالي واحد، لكن يمكن لعدة أشخاص المساهمة بطريقتين:

• كل شخص مسؤول عن جزء منفصل: أنشئ مهامًا فرعية بمكلَّفين ومواعيد نهائية ونتائج مستقلة. وهذا يدعم العمل المتوازي.
• المهمة نفسها تنتقل من شخص إلى آخر: اضبط سير عمل بتسلسل من المكلَّفين. ويؤدي الانتقال إلى المرحلة التالية إلى إسناد المهمة تلقائيًا إلى الشخص المحدد لتلك المرحلة. ويمكن أن تتشارك المراحل الحالة نفسها أيضًا.

عند إنشاء مهمة بسير عمل، اختر في نموذج المهمة المسؤول عن الخطوة الأولى. وإذا لم يلزم سير عمل، فاستخدم تغيير الحالات العادي.

المكلَّف هو المسؤول عن الخطوة التالية. وإذا تُرك الحقل فارغًا، يصبح كاتب المهمة هو المكلَّف. يرى كل أعضاء المشروع مهامه، بينما يتلقى المراقبون إضافةً إلى ذلك إشعارات بتغيير الحالة والتعليقات الجديدة. ويستطيع مالكو مساحة العمل ومشرفوها تغيير أي مهمة متاحة لهم؛ أما العضو فيستطيع تغيير حالة مهمة عادية أو تنفيذ انتقالات سير العمل فقط إذا كان كاتب المهمة أو المكلَّف بها. ويستطيع أعضاء المشروع الآخرون، ومنهم المراقبون، قراءة المهمة والتعليق عليها. ويُضاف كاتب المهمة إلى المراقبين تلقائيًا. وتصل إشعارات الموعد النهائي إلى المكلَّف فقط.

تُضبط حالات مساحة العمل في الحالات المخصصة. ويشرح دليل مسارات العمل إعداد سير العمل واستخدامه. ويشرح دليل التعليقات والردود والإشارات نقاشات المهام والإشارات.

6. الموعد النهائي

الموعد النهائي هو التاريخ الذي يجب إنجاز المهمة بحلوله. يظهر على بطاقات المهام والقوائم، فيسهل ملاحظة المهام ذات المواعيد القريبة.

يمكن فرز المهام حسب الموعد النهائي: نقل أقرب المواعيد إلى أعلى القائمة أو فرزها داخل أعمدة كانبان. ويشرح دليل أوضاع عرض المهام القائمة وكانبان وشجرة المشاريع وعوامل التصفية والفرز.

في يوم الموعد النهائي يتلقى المكلَّف إشعارًا. ويُضبط وقت الإرسال في الملف الشخصي للمستخدم ضمن الإشعارات. وتتيح الصفحة نفسها تفعيل تذكير مبكر قبل الموعد النهائي بـ يوم واحد أو يومين أو ثلاثة أيام. ويصل كإشعار منفصل ولا يحل محل الإشعار في يوم الموعد نفسه.

إذا كانت المهمة منجزة أو ما زالت في قائمة الانتظار، فلا تُرسل إشعارات الموعد النهائي. وللأفكار المؤجلة والعمل المستقبلي استخدم قائمة الانتظار، ثم أضف موعدًا نهائيًا عندما تدخل المهمة العمل فعلًا.

7. التكرار

فعّل التكرار للمهام التي يجب أن تعود بانتظام: كل يوم أو أسبوع أو شهر أو سنة. تُنشأ المهمة التالية بعد إغلاق الحالية، فينهي الفريق العمل الحالي قبل الحصول على النسخة التالية.

التكرار متاح فقط للمهام الجذرية التي لا أم لها ولا مهام فرعية. وإذا كان العمل مقسّمًا أصلًا إلى شجرة مهام، فقرّر هل يجب أن يكون مهمة متكررة واحدة أم مهمة أم عادية بمهام فرعية. ويشرح دليل المهام الفرعية وشجرة المهام تداخل المهام.

8. التعديل

يستطيع كاتب المهمة أو مشرف مساحة العمل أو مالكها تعديل حقول المهمة. افتح شاشة تفاصيل المهمة واضغط أيقونة القلم. يستخدم وضع التعديل الحقول نفسها، لكن قد تكون بعض الإعدادات مقفلة: فمثلًا ترث المهمة الفرعية مشروعها من المهمة الأم، ولا يمكن تحويل مهمة لها مهام فرعية إلى مهمة متكررة.

إذا لم تتمكن من إنهاء المهمة في جلسة واحدة، يُحفظ ما كتبته لك. ويشرح دليل مسودات المهام كيف تغادر النموذج دون أن تفقد شيئًا.