Crie uma tarefa pelo botão + da tela inicial, pelo backlog, por uma tarefa principal ou por fluxos como o HelpDesk. Preencha primeiro o essencial: o que fazer, a qual projeto pertence e quem é responsável. Os demais campos conectam prazo, arquivos, discussão e planejamento.
Se for mais fácil falar, use o microfone ao lado de Informações principais. Veja o processo completo em Entrada por voz e tarefas com IA.
1. Título e descrição
O título deve resumir o resultado, como “Preparar o contrato do cliente” ou “Verificar o erro de pagamento”. Use a descrição para explicar o que fazer, onde estão os materiais e quais condições definem a conclusão, evitando perguntas adicionais.
A descrição aceita formatação, listas, código em linha e blocos de código. Veja Anexos e formatação.
Para associar uma tarefa a um tema temporário ou miniprojeto, adicione uma etiqueta na descrição, como #preparação-lançamento ou #mobile. Ao digitar #, o editor sugere etiquetas recentes semelhantes do espaço; você também pode criar uma nova sem escolher uma sugestão.
2. Checklists na descrição
Insira um checklist pelo botão da barra do editor. Na edição, ele é um bloco de texto: altere título e itens, adicione novos ou remova os desnecessários pelo botão ao lado. Depois de salvar, quem pode editar a tarefa — autor, administrador ou proprietário — pode marcar e desmarcar os itens.
Checklists não são tarefas independentes. Servem para conferir etapas, materiais ou condições antes de concluir uma tarefa.
Uma tarefa pode conter quantos checklists forem necessários. Se cada parte precisar de responsável, status, prazo ou discussão próprios, use subtarefas e árvore de tarefas.
3. Projeto, sprint e cliente
O projeto é obrigatório: define quem vê a tarefa e em qual lista ela aparece. Uma subtarefa herda o projeto da tarefa principal e não pode alterá-lo separadamente.
O sprint coloca a tarefa em um ciclo de planejamento ativo ou futuro. O campo Cliente indica a qual cliente, área ou solicitação externa o trabalho pertence.
Veja Projetos, Sprints e planejamento e Membros e funções para configuração, planejamento e acesso às tarefas.
4. Anexos, tipo e prioridade
Anexe PDFs, documentos de escritório, arquivos compactados, imagens, áudio e vídeo. Use para layouts, contratos, relatórios, capturas de erros e materiais de voz.
O tipo identifica a natureza do trabalho: funcionalidade, erro, melhoria ou tarefa técnica. A prioridade mostra o que deve ser tratado antes. Essas informações aparecem nos cartões e facilitam a leitura das listas.
O espaço começa com 4 tipos padrão. Proprietários e administradores podem alterar nomes e ícones e adicionar até 2 extras, totalizando 6. Veja Como personalizar tipos de tarefa.
Consulte Anexos e formatação e Detalhes e status da tarefa.
5. Fluxo, responsável e observadores
Uma tarefa pode ser atribuída a várias pessoas? Há um responsável atual, mas várias pessoas podem participar de duas formas:
- Cada pessoa cuida de uma parte: crie subtarefas com responsáveis, prazos e resultados próprios para trabalhar em paralelo.
- A mesma tarefa passa de pessoa para pessoa: configure um fluxo de trabalho com uma sequência de responsáveis. Avançar atribui automaticamente a tarefa à pessoa da próxima etapa. As etapas podem até compartilhar o mesmo status.
Ao criar uma tarefa com fluxo, escolha no formulário o responsável pela primeira etapa. Se não precisar de fluxo, use alterações comuns de status.
O responsável cuida da próxima ação. Se o campo ficar vazio, o autor torna-se responsável. Todos os membros do projeto veem as tarefas; observadores recebem também avisos de mudanças de status e comentários. Proprietários e administradores podem alterar qualquer tarefa disponível. Um membro só muda o status ou executa transições se for autor ou responsável. Os demais, incluindo observadores, podem ler e comentar. O autor é adicionado automaticamente como observador. Lembretes de prazo são enviados apenas ao responsável.
Consulte Status personalizados, Fluxos de trabalho e Comentários, respostas e menções.
6. Prazo
O prazo é a data em que a tarefa deve estar concluída. Ele aparece nos cartões e nas listas, destacando as datas próximas.
O horário é opcional. Na janela de data, abaixo do calendário, fica a linha Adicionar horário · opcional. Se você não usá-la, tocar em um dia fecha a janela na hora. Para definir um horário, toque na linha, escolha a hora e os minutos (:00, :15, :30 ou :45) e toque em Concluir. Se a data já estiver escolhida, você pode adicionar o horário pelo botão + Horário ao lado dela no formulário. Enquanto o horário estiver aberto, tocar em um dia apenas o seleciona, e o X ou um deslize para baixo fecham a janela sem alterações. Sem horário recolhe o horário, e Concluir salva a data sem ele. As horas de hoje que já passaram aparecem mais apagadas e, para um momento já passado, surge o aviso Esse horário já passou. No formulário, o horário aparece ao lado da data e, nos cartões, como “16 de out., 14:30”.
O horário segue o fuso horário do responsável ou, se ele não tiver um definido no perfil, o do espaço; a dica Fuso horário: … mostra qual é usado. Se o relógio do responsável não bate com o seu, a dica passa a ser Horário do responsável: … · seu horário: 15:30, e no formulário, abaixo do campo de prazo, fica a linha Horário do responsável: …. Uma tarefa com horário fica atrasada logo depois desse momento; sem horário, ao fim do dia. Ao mudar a data, o horário é mantido, uma subtarefa que herda o prazo da tarefa principal herda também o horário, e tarefas recorrentes não têm horário. No mesmo dia, tarefas com horário aparecem antes das tarefas sem horário.
Ordene por prazo para trazer as datas mais próximas ao topo da lista ou ordenar os cartões dentro das colunas do Kanban. Veja Visualizações de tarefas.
No dia do prazo, o responsável recebe uma notificação. O horário é configurado no perfil em Notificações. Nessa tela, você pode ativar um aviso 1, 2 ou 3 dias antes. Ele é separado e não substitui o lembrete no dia do prazo.
Tarefas concluídas ou no backlog não recebem lembretes de prazo. Use o Backlog para ideias futuras e defina o prazo quando entrarem em execução.
7. Recorrência
Ative para tarefas que voltam a cada dia, semana, mês ou ano. A próxima instância é criada após o fechamento da atual, para a equipe concluir o trabalho antes de receber a seguinte.
A recorrência só está disponível para tarefas principais sem pai nem subtarefas. Se o trabalho já forma uma árvore, escolha entre uma tarefa recorrente única ou uma tarefa principal comum com subtarefas. Veja Subtarefas e árvore de tarefas.
8. Edição
Autor, administrador ou proprietário podem editar os campos. Abra os detalhes e toque no lápis. O formulário é o mesmo, mas algumas opções podem ficar bloqueadas: a subtarefa herda o projeto, e uma tarefa com subtarefas não pode se tornar recorrente. O projeto de uma tarefa principal pode ser alterado depois da criação: a tarefa é movida com as subtarefas e sai do sprint do projeto anterior, e os observadores sem acesso ao novo projeto são removidos.
Se não terminar de uma vez, o texto fica salvo. Veja como sair sem perder o trabalho em Rascunhos de tarefas.