Créez une tâche avec le bouton + de l’accueil, depuis le backlog, une tâche parente ou le HelpDesk. Commencez par le résultat attendu, le projet et le responsable. Les autres champs relient échéance, fichiers, discussions et plan de l’équipe.
Pour dicter plutôt qu’écrire, utilisez le microphone près des informations principales. Voir Dictée et création avec l’IA.
Titre et description
Le titre résume le résultat, par exemple « Préparer le contrat client » ou « Vérifier l’erreur de paiement ». La description précise le travail, les documents et les critères de réussite. Elle accepte mise en forme, listes, code en ligne et blocs de code. Voir Pièces jointes et mise en forme.
Ajoutez une étiquette dans la description pour un thème transversal, par exemple #lancement ou #mobile. Dès que vous saisissez #, l’éditeur propose des étiquettes récentes similaires de l’espace. Vous pouvez aussi en saisir une nouvelle.
Listes de contrôle
Insérez une liste de contrôle avec le bouton de la barre d’édition. En modification, changez son titre et ses éléments, ajoutez des lignes ou supprimez-les avec le bouton voisin. Après enregistrement, l’auteur, le propriétaire et les administrateurs peuvent cocher ou décocher les éléments.
Une liste de contrôle n’est pas un ensemble de tâches indépendantes. Elle sert à vérifier des étapes, documents ou conditions au sein d’une tâche. Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire.
Pour des responsables, statuts, échéances ou discussions distincts, créez des sous-tâches.
Projet, sprint et client
Le projet est obligatoire et détermine les accès et l’emplacement de la tâche. Une sous-tâche hérite du projet de sa parente et ne peut pas le changer séparément.
Le sprint place la tâche dans une période de travail active ou future. Le client indique le client ou la demande externe concernés. Consultez Projets, Sprints et planification et Membres et rôles.
Pièces jointes, type et priorité
Joignez PDF, documents bureautiques, archives, images, audio ou vidéo : maquettes, contrats, rapports ou captures d’erreurs. Le type décrit le travail : Fonctionnalité, Bug, Amélioration ou Technique. La priorité indique ce qui doit être traité en premier.
Le propriétaire et les administrateurs peuvent renommer les quatre types, changer leurs icônes et en ajouter deux. Voir Types de tâches personnalisés et Fiche et statut d’une tâche.
Flux de travail, responsable et observateurs
Une tâche a un seul responsable actuel. Pour travailler à plusieurs en parallèle, créez des sous-tâches avec des responsables et résultats distincts. Pour transmettre la même tâche d’une personne à l’autre, utilisez un flux de travail : le passage à l’étape suivante attribue automatiquement la tâche à la personne prévue, même si plusieurs étapes gardent le même statut.
À la création d’une tâche avec flux de travail, choisissez le responsable de la première étape. Sans flux, utilisez les changements de statut habituels. Si le responsable reste vide, l’auteur devient responsable.
Tous les membres du projet peuvent voir ses tâches. Les observateurs reçoivent en plus les notifications de commentaires et changements de statut ; l’auteur devient automatiquement observateur. Les rappels d’échéance vont uniquement au responsable.
Le propriétaire et les administrateurs peuvent changer toute tâche accessible. Un membre ordinaire peut changer le statut ou exécuter une transition seulement s’il est auteur ou responsable. Les autres membres du projet, y compris les observateurs, peuvent lire et commenter.
Voir Statuts personnalisés et Commentaires et mentions.
Échéance
L’échéance est la date limite souhaitée. Elle apparaît sur les cartes et permet le tri, y compris dans les colonnes Kanban. Voir Vues des tâches.
L’heure est facultative. Dans la fenêtre de date, sous le calendrier, se trouve la ligne Ajouter l’heure · facultatif. Si vous n’y touchez pas, un appui sur un jour ferme aussitôt la fenêtre. Pour indiquer une heure, touchez la ligne, choisissez l’heure et les minutes (:00, :15, :30 ou :45) puis touchez Terminé. Si la date est déjà choisie, vous pouvez ajouter l’heure avec le bouton + Heure placé à côté d’elle dans le formulaire. Tant que l’heure est ouverte, un appui sur un jour ne fait que le sélectionner, et la croix ou un glissement vers le bas ferment la fenêtre sans rien changer. Sans heure replie l’heure, et Terminé enregistre la date sans elle. Les heures déjà passées aujourd’hui apparaissent plus pâles, et pour un moment déjà écoulé s’affiche l’avertissement Cette heure est déjà passée. Dans le formulaire, l’heure s’affiche à côté de la date, et sur les cartes sous la forme « 16 oct., 14:30 ».
L’heure suit le fuseau horaire du responsable ou, s’il n’en a pas défini dans son profil, celui de l’espace ; l’indication Fuseau horaire : … montre lequel s’applique. Si l’horloge du responsable diffère de la vôtre, l’indication devient Heure du responsable : … · chez vous : 15:30, et dans le formulaire, sous le champ d’échéance, la ligne Heure du responsable : … reste affichée. Une tâche avec heure passe en retard juste après ce moment, une tâche sans heure à la fin de la journée. Quand vous déplacez la date, l’heure est conservée ; une sous-tâche qui reprend l’échéance de sa tâche parente reprend aussi son heure, et les tâches récurrentes n’ont pas d’heure. Le même jour, les tâches avec heure passent avant celles sans heure.
Le responsable reçoit une notification le jour prévu, à l’heure configurée dans Notifications. Il peut ajouter un rappel anticipé 1, 2 ou 3 jours avant, distinct du rappel du jour même.
Les tâches terminées ou encore dans le backlog ne reçoivent pas de rappels d’échéance. Pour les idées futures, ajoutez une échéance lorsqu’elles entrent réellement en travail.
Récurrence
Activez la répétition par jour, semaine, mois ou année. La prochaine tâche est créée après la clôture de l’actuelle : l’équipe termine l’occurrence en cours avant de recevoir la suivante.
La récurrence est réservée aux tâches principales sans parente ni sous-tâches. Choisissez entre une tâche récurrente unique et une arborescence de tâches ordinaires.
Modifier une tâche
L’auteur, le propriétaire ou un administrateur ouvre la fiche et appuie sur le crayon. Les mêmes champs sont disponibles avec certaines restrictions : projet hérité d’une sous-tâche, récurrence impossible en présence de sous-tâches.
Une tâche principale peut changer de projet avec toutes ses sous-tâches. Elle quitte alors le sprint de l’ancien projet et les observateurs sans accès au nouveau projet sont retirés.
Si vous ne terminez pas le formulaire, votre saisie est conservée. Voir Brouillons de tâches.