Die Arbeitsbereichseinstellungen umfassen Angaben und Aktionen, die das gesamte Team betreffen: Zeitzone, Einladungslink, Speicher, Mitgliederübersicht, JSON-Export und Löschen des Arbeitsbereichs.
Das Wichtigste: Der Inhaber sieht alle Verwaltungsaktionen. Administratoren können Teameinstellungen und Einladungslink verwalten. JSON-Export und Löschen bleiben dem Inhaber vorbehalten.
1. Einstellungen öffnen
Öffne das App-Menü, gehe zu Verwaltung und wähle Arbeitsbereich-Einstellungen. Prüfe vorher den Namen in der Kopfzeile: Änderungen gelten nur für den aktuell ausgewählten Arbeitsbereich.
Name des Arbeitsbereichs
Nur der Inhaber kann den Namen ändern. Gib unter „Name des Arbeitsbereichs“ 1 bis 50 Zeichen ein und wähle „Namen speichern“. Beim Umbenennen entsteht kein neuer Arbeitsbereich: Mitglieder, Projekte und Aufgaben bleiben erhalten.
2. Zeitzone des Arbeitsbereichs
Die Zeitzone des Arbeitsbereichs dient als Standard für Termine und wiederkehrende Abläufe, sofern kein genauerer Gerätekontext vorliegt. Du kannst die Gerätezeitzone übernehmen oder eine IANA-Zeitzone manuell auswählen.
3. Einladungslink und Mitglieder
Über den Einladungslink treten Personen dem Arbeitsbereich bei. Er wird beim Öffnen automatisch bereitgestellt und gilt 24 Stunden. In der Telegram Mini App kopierst du einen Telegram-Link, in Android und iOS einen Link zur mobilen App. Ist das Mitgliederlimit erreicht, zeigt der Abschnitt stattdessen die Einschränkung: Bei Free öffnet er das PRO-Abonnement, bei PRO den Support. Rollen und Projektzugriffe erklären Mitglieder einladen und Mitglieder und Rollen ausführlich.
Die Mitgliederliste zeigt die Zusammensetzung des Teams. Rollen und das Entfernen von Mitgliedern verwaltest du unter Mitglieder. Den Zugriff auf ein bestimmtes Projekt legst du in dessen Bearbeitungsansicht fest.
4. Speicher
Der Speicherabschnitt zeigt den bereits belegten Dateispeicher des Arbeitsbereichs. Aktuell gelten FREE – 100 MB und PRO – 5 GB pro Arbeitsbereich. Tarife und Lesemodus erklärt Abonnement, Tarife und Limits.
5. Daten als JSON exportieren
Der Inhaber kann die Arbeitsbereichsdaten jederzeit als JSON exportieren, unabhängig vom Abonnementstatus. Der Export eignet sich für eine Sicherung, einen Wechsel in ein anderes System oder ein Archiv vor dem Löschen.
Praxistipp: Lade vor dem Löschen zuerst den JSON-Export herunter. Nach dem manuellen Löschen durch den Inhaber werden die Daten endgültig entfernt.
6. Den Arbeitsbereich löschen
Nur der Inhaber kann den Arbeitsbereich löschen. Die Oberfläche zeigt zunächst eine Warnung und verlangt anschließend eine ausdrückliche Bestätigung. Gelöscht werden der Arbeitsbereich, seine Projekte, Aufgaben, Diskussionen und zugehörigen Daten.
Ein Arbeitsbereich ohne aktives kostenpflichtiges Abonnement kann automatisch gelöscht werden, wenn alle Mitglieder seit mindestens 180 Tagen in iTasks inaktiv sind. Das System plant die Löschung mit einer Warnfrist von 14 Tagen und sendet die Warnung an den Inhaber, sofern dessen aktives Konto mit Telegram verknüpft ist. Um die Bereinigung abzubrechen, genügt es, dass sich vor der Löschung ein Mitglied bei iTasks anmeldet. Die Frist beginnt mit der letzten Aktivität der Mitglieder, nicht mit dem Ende von PRO.
Nach dem Löschen kannst du unter demselben Konto jederzeit einen neuen Arbeitsbereich erstellen. Die Löschung führt zu keiner zusätzlichen Einschränkung bei der Neuerstellung.
Weiterführende Anleitungen
Der Typ beschreibt die Art der Arbeit, der Status ihren aktuellen Stand. Namen und Symbole erklärt Eigene Aufgabentypen; Namen, Reihenfolge und Farben der Schritte erklärt Eigene Aufgabenstatus.
Zum Wechseln zwischen Arbeitsbereichen lies Arbeitsbereiche auswählen und wechseln. Für die Strukturierung helfen Projekte und Eigene Aufgabenstatus. Soll dein Team Kundenanfragen bearbeiten, beginne mit HelpDesk-Bots und Supportkanäle.
KI verbinden
Öffne über dein Profilbild das Profil und wähle „KI verbinden“. Die Ansicht gilt nur für den aktuellen Arbeitsbereich. Der ausgewählte Arbeitsbereich benötigt ein aktives PRO-Abonnement. Der Inhaber hat automatisch Zugriff. Andere Mitglieder, einschließlich Administratoren, benötigen eine separate Freigabe durch den Inhaber oder einen Administrator.