Dokumentationsthema

Einstellungen im Arbeitsbereich

Name und Zeitzone des Arbeitsbereichs ändern, Einladungen und Speicher prüfen sowie Daten als JSON exportieren oder den Arbeitsbereich löschen.

Die Arbeitsbereichseinstellungen umfassen Angaben und Aktionen, die das gesamte Team betreffen: Zeitzone, Einladungslink, Speicher, Mitgliederübersicht, JSON-Export und Löschen des Arbeitsbereichs.

Das Wichtigste: Der Inhaber sieht alle Verwaltungsaktionen. Administratoren können Teameinstellungen und Einladungslink verwalten. JSON-Export und Löschen bleiben dem Inhaber vorbehalten.

1. Einstellungen öffnen

Öffne das App-Menü, gehe zu Verwaltung und wähle Arbeitsbereich-Einstellungen. Prüfe vorher den Namen in der Kopfzeile: Änderungen gelten nur für den aktuell ausgewählten Arbeitsbereich.

2. Zeitzone des Arbeitsbereichs

Die Zeitzone des Arbeitsbereichs dient als Standard für Termine und wiederkehrende Abläufe, sofern kein genauerer Gerätekontext vorliegt. Du kannst die Gerätezeitzone übernehmen oder eine IANA-Zeitzone manuell auswählen.

3. Einladungslink und Mitglieder

Über den Einladungslink treten Personen dem Arbeitsbereich bei. Er wird beim Öffnen automatisch bereitgestellt und gilt 24 Stunden. In der Telegram Mini App kopierst du einen Telegram-Link, in Android und iOS einen Link zur mobilen App. Ist das Mitgliederlimit erreicht, zeigt der Abschnitt stattdessen die Einschränkung: Bei Free öffnet er das PRO-Abonnement, bei PRO den Support. Rollen und Projektzugriffe erklären Mitglieder einladen und Mitglieder und Rollen ausführlich.

Die Mitgliederliste in den Einstellungen dient vor allem dem schnellen Überblick. Zum Ändern von Rollen, Entfernen von Mitgliedern und Einrichten von Zugriffen nutze die Mitgliederverwaltung.

4. Speicher

Der Speicherabschnitt zeigt den bereits belegten Dateispeicher des Arbeitsbereichs. Aktuell gelten FREE – 100 MB und PRO – 5 GB pro Arbeitsbereich. Tarife und Lesemodus erklärt Abonnement, Tarife und Limits.

5. Daten als JSON exportieren

Der Inhaber kann die Arbeitsbereichsdaten jederzeit als JSON exportieren, unabhängig vom Abonnementstatus. Der Export eignet sich für eine Sicherung, einen Wechsel in ein anderes System oder ein Archiv vor dem Löschen.

Praxistipp: Lade vor dem Löschen zuerst den JSON-Export herunter. Nach dem manuellen Löschen durch den Inhaber werden die Daten endgültig entfernt.

6. Den Arbeitsbereich löschen

Nur der Inhaber kann den Arbeitsbereich löschen. Die Oberfläche zeigt zunächst eine Warnung und verlangt anschließend eine ausdrückliche Bestätigung. Gelöscht werden der Arbeitsbereich, seine Projekte, Aufgaben, Diskussionen und zugehörigen Daten.

Ein unbezahlter Arbeitsbereich wird auch automatisch gelöscht, wenn sich 180 Tage lang kein Mitglied angemeldet oder das System genutzt hat. Der Inhaber erhält 14 Tage vorher eine Telegram-Warnung mit einer kurzen Übersicht des Arbeitsbereichs. Öffnet vorher ein Mitglied iTasks, wird die automatische Löschung aufgehoben.

Nach dem Löschen kannst du unter demselben Konto jederzeit einen neuen Arbeitsbereich erstellen. Die Löschung führt zu keiner zusätzlichen Einschränkung bei der Neuerstellung.

Weiterführende Anleitungen

Zum Wechseln zwischen Arbeitsbereichen lies Arbeitsbereiche auswählen und wechseln. Für die Strukturierung helfen Projekte und Eigene Aufgabenstatus. Soll dein Team Kundenanfragen bearbeiten, beginne mit HelpDesk-Bots und Supportkanäle.

KI verbinden

Öffne über dein Profilbild das Profil und wähle „KI verbinden“. Die Ansicht gilt nur für den aktuellen Arbeitsbereich. Der ausgewählte Arbeitsbereich benötigt ein aktives PRO-Abonnement. Der Inhaber hat automatisch Zugriff. Andere Mitglieder, einschließlich Administratoren, benötigen eine separate Freigabe durch den Inhaber oder einen Administrator.

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