Berechtigungen und Zugriffsbeschränkungen

Zugriff in iTasks besteht aus mehreren Ebenen: Anmeldung in der App, Mitgliedschaft im aktuellen Arbeitsbereich, passende Rolle und bei gewöhnlichen Mitgliedern Zugriff auf das benötigte Projekt.

1. App- und Arbeitsbereichszugriff

Daten siehst du nur in Arbeitsbereichen, in denen du zum Team gehörst. Ohne aktiven Zugriff bleiben Projekte, Aufgaben, HelpDesk-Kanäle und Einstellungen dieses Arbeitsbereichs unsichtbar.

Prüfe bei mehreren Arbeitsbereichen zuerst die Auswahl in der Kopfzeile. Den Wechsel erklärt Arbeitsbereiche auswählen und wechseln.

2. Rollen im Arbeitsbereich

• OWNER verwaltet den Arbeitsbereich vollständig: Abonnement, JSON-Export, Löschen, Mitglieder und Einstellungen.
• ADMIN unterstützt bei Team, Projekten, HelpDesk, Berichten und Arbeitseinstellungen. Aktionen, die nur dem Inhaber zustehen, bleiben ausgeschlossen.
• MEMBER arbeitet mit Aufgaben und Diskussionen in freigegebenen Projekten und hat keine übergreifenden Verwaltungsrechte.

Einladen, Rollenwechsel und Projektzugriffe erklärt Mitglieder und Rollen ausführlich.

3. Projektzugriff

Die Rolle „Mitglied“ im Arbeitsbereich gewährt für sich genommen keinen Zugriff auf jedes Projekt. Für ein neues Mitglied, das über einen Einladungslink beitritt, werden aktive Projekte mit aktivierter Option „Automatisch hinzufügen“ automatisch freigegeben. In Projekten, die vor Einführung dieser Option erstellt wurden, ist sie zunächst deaktiviert; für bereits im Team befindliche Mitglieder und beim Hinzufügen per Telegram-ID bleibt die Vergabe manuell. Inhaber und Admins sehen weiterhin alle Projekte. Ist jemand bereits im Team, sieht aber die Aufgaben eines Bereichs nicht, liegt es meist am Projektzugriff.

Einrichtung, Mitgliederlisten, Farben und projektspezifische Stundensätze behandelt Projekte.

4. Lesemodus und Tariflimits

Im schreibgeschützten Modus „Nur lesen“ bleiben vorhandene Daten sichtbar, Erstellung und Änderungen sind jedoch gesperrt. Das zeigt sich etwa an deaktivierten Aktionen für neue Aufgaben, Projekte, Mitglieder, HelpDesk-Kanäle und Zeiteinträge.

Daten werden nicht allein deshalb automatisch gelöscht, weil ein Abonnement endet. Überschreitet der erste Arbeitsbereich nach PRO-Ablauf die Free-Limits, kann der Inhaber PRO aktivieren oder überzählige Projekte, Mitglieder und HelpDesk-Kanäle entfernen. Der JSON-Export bleibt unter Arbeitsbereichseinstellungen verfügbar. Tarife und Lesemodus erklärt Abonnement, Tarife und Limits.

5. Wenn eine Aktion nicht verfügbar ist

1. Ist der richtige Arbeitsbereich ausgewählt?
2. Gehört die Person zu diesem Arbeitsbereich?
3. Reicht ihre Rolle für die Aktion aus?
4. Hat sie als gewöhnliches Mitglied Zugriff auf das benötigte Projekt?
5. Ist der Arbeitsbereich nur lesbar oder überschreitet er Tariflimits?

Weiterführende Anleitungen

Zum Einladen nutze die Einstiegsanleitung für Zugriffsrechte. Für tägliche Aufgabenarbeit hilft die Hauptansicht. Persönlichen KI-Zugriff erklärt KI-Agenten verbinden.

Einem Mitglied KI-Zugriff erteilen

Der Inhaber oder ein Administrator öffnet „Verwaltung → Mitglieder“, wählt die Person aus und aktiviert in deren Einstellungen „Zugriff über MCP/API“. Dafür ist PRO erforderlich. Beim Inhaber steht „Für den Inhaber automatisch“. Diese Freigabe ändert weder die Rolle noch die Projektzugriffe. Administratoren können sich auch selbst Zugriff erteilen, den automatischen Zugriff des Inhabers jedoch nicht deaktivieren.

Nach der Freigabe öffnet das Mitglied sein eigenes Profil und kopiert dort seine Anleitung. Wer den Zugriff verwaltet, sieht nur den Freigabestatus, nicht den persönlichen Link einer anderen Person. Teile die Schlüssel des Inhabers nicht mit Teammitgliedern.

KI verbinden