Die Hauptansicht ist dein Ausgangspunkt für die Arbeit im ausgewählten Arbeitsbereich. Hier findest du Aufgaben, Schnellaktionen, verschiedene Ansichten und Filter, mit denen du von deinen eigenen Aufgaben zur Projektübersicht wechselst.
Wichtig: Die Hauptansicht gehört immer zum aktuellen Arbeitsbereich. Arbeitest du in mehreren Arbeitsbereichen, prüfe zuerst den Namen in der Kopfzeile. Mehr dazu unter Arbeitsbereiche auswählen und wechseln.
1. Ansichten für deine Aufgaben
Über die Werkzeugleiste unter der Kopfzeile wechselst du zwischen Liste, Kanban, Projektbaum und Kalender. Dort kannst du auch Aufgaben erstellen und die Daten manuell aktualisieren.
| Ansicht | Geeignet für | Angezeigte Inhalte |
|---|---|---|
| Liste | Die tägliche Arbeit an eigenen Aufgaben und das schnelle Sortieren neuer Aufgaben. | Meine Aufgaben zeigt die dir zugewiesenen Aufgaben. Unter Andere findest du die übrigen Aufgaben aus Projekten, auf die du Zugriff hast. |
| Kanban | Den Fortschritt über mehrere Status hinweg verfolgen und die Arbeit im Team überblicken. | Die Spalten entsprechen den Status des Arbeitsbereichs. Das Backlog wird separat verwaltet; unter „Erledigt“ erscheinen nur kürzlich abgeschlossene Aufgaben. |
| Projekte | Die Struktur der Projektarbeit und zusammengehörige Unteraufgaben überblicken. | Aufgaben sind nach Projekten gruppiert und als Baum angeordnet: Hauptaufgabe, Unteraufgaben und weitere verschachtelte Ebenen. |
| Kalender | Die Arbeit nach Tagen planen: was wann ansteht und wo noch Zeit frei ist. | Aufgaben stehen an ihrem Fälligkeitstag. Es gibt die Maßstäbe Tag, Woche und Monat sowie eine eigene Liste „Ohne Fälligkeitsdatum“. Details stehen unten im Abschnitt „Kalender“. |
Wie du Projekte erstellst und einrichtest, erklärt die Anleitung Projekte. Hier geht es darum, wie vorhandene Projekte in der Hauptansicht erscheinen.
2. Die Kopfzeile
- Das linke Menü öffnet Arbeitsbereichseinstellungen, Mitglieder, Projekte, HelpDesk, Abonnement und weitere Verwaltungsbereiche.
- Der Arbeitsbereichsname zeigt, wo du gerade arbeitest. Die Schaltfläche daneben öffnet die Auswahl der verfügbaren Arbeitsbereiche.
- Die HelpDesk-Anzeige öffnet den Support-Posteingang, auch bevor ein Kanal verbunden ist. Der Zähler zeigt neue Gespräche und solche, die auf eine Antwort des Teams warten.
- Dein Profilbild öffnet persönliche Einstellungen, die Sprachauswahl und verknüpfte Konten.
3. Angaben auf Aufgabenkarten
Karten in Liste, Kanban und Projektbaum zeigen die wichtigsten Angaben, damit du den Zusammenhang erkennst, ohne jede Aufgabe zu öffnen.
- Der Aufgabentyp wird als Symbol vor dem Titel angezeigt.
- Priorität und Status stehen gemeinsam in der Kennzeichnung oben rechts: Balken erscheinen nur bei abweichender Priorität – drei rote für hoch, einer für niedrig. Bei normaler Priorität gibt es keine Balken.
- Der Titel steht im Mittelpunkt der Karte. Lange Titel werden umgebrochen und bleiben lesbar.
- Die verantwortliche Person erscheint bei Aufgaben anderer Mitglieder und im Projektbaum.
- Das Projekt wird mit einem farbigen Punkt und seinem Namen angezeigt.
- Der Workflow-Schritt erscheint, wenn die Aufgabe einem eingerichteten Ablauf folgt.
- Übergeordnete Aufgabe und Unteraufgaben zeigen die Einordnung in die Aufgabenstruktur.
- Fälligkeitsdatum, Sprint und Wiederholung erscheinen, sobald diese Angaben gesetzt sind.
Das Aufgabenformular und seine Felder erklärt Aufgaben erstellen und bearbeiten. Die Detailansicht und Statusänderungen behandelt Aufgabendetails und Status ändern.
4. Filter und Umschalter
Welche Filter verfügbar sind, hängt von der aktiven Ansicht ab. Sie verändern keine Aufgaben, sondern schränken nur die aktuelle Anzeige ein.
- Liste: Im Bereich „Andere“ kannst du nach einer verantwortlichen Person filtern und deren Aufgaben gezielt anzeigen.
- Kanban: Du kannst nach Projekt und verantwortlicher Person filtern sowie zwischen Meine / Alle Aufgaben wechseln.
- Projekte: Der Projektbaum bietet einen Filter für Verantwortliche und einen eigenen Filter für sichtbare Status. Erledigte Aufgaben sind standardmäßig ausgeblendet, lassen sich aber einblenden.
- Kalender: derselbe Umschalter wie in Kanban sowie Filter nach Projekt und verantwortlicher Person.
- Aktualisieren: Der kreisförmige Pfeil lädt Aufgaben neu, etwa um Änderungen anderer Teammitglieder zu prüfen.
Andere Status oder eine eigene Reihenfolge richtest du über Eigene Aufgabenstatus und Workflows ein. Die Hauptansicht übernimmt diese Struktur.
5. Projektbaum und Unteraufgaben
Die Projektansicht hilft, zusammengehörige Arbeitsschritte zu überblicken: etwa den Website-Start vorbereiten, mobile Menüs prüfen, die Navigation auf dem iPhone testen und die Queransicht kontrollieren. Der Baum zeigt diese Zusammenhänge. iTasks unterstützt insgesamt vier Hierarchieebenen: eine Hauptaufgabe und drei Ebenen von Unteraufgaben.
Die Hierarchie erklärt Unteraufgaben und Aufgabenbaum. Einrichtung, Zugriffsrechte und Farben von Projekten findest du unter Projekte.
6. Kalender
Der Kalender ordnet Aufgaben nach Fälligkeit. Eine Aufgabe steht an ihrem Fälligkeitstag, eine wiederkehrende am Tag ihrer aktuellen Wiederholung. Innerhalb eines Tages kommen zuerst die Aufgaben mit Uhrzeit in zeitlicher Reihenfolge, danach Ganztägig mit den Aufgaben ohne Uhrzeit. „Heute“ und die aktuelle Uhrzeit richten sich nach der Zeitzone in deinem Profil.
- Maßstab: Tag, Woche oder Monat. Mit den Pfeilen ‹ › blätterst du durch die Zeiträume; Heute erscheint, sobald ein anderer Zeitraum geöffnet ist.
- Woche: Auf dem Smartphone siehst du die Tage ab heute untereinander. Darüber zeigt eine Leiste mit 7 Tagen Punkte für die Auslastung; ein roter Punkt steht für überfällige Aufgaben. Tippe auf einen Tag in der Leiste, um ihn im Maßstab Tag zu öffnen.
- Überfällig: Über der Liste sind die Zeilen Überfällig · N und Vergangene Tage · N eingeklappt. Mit Auf heute verschiebst du sie auf den heutigen Tag. Die Schaltfläche fragt zuerst nach einer Bestätigung: Abbrechen oder Auf heute verschieben. Eine Uhrzeit, die heute noch bevorsteht, bleibt erhalten; eine bereits verstrichene wird entfernt, und die Aufgabe landet unter Ganztägig. Eine heutige Aufgabe, deren Uhrzeit schon vorbei ist, bleibt an ihrem Tag und ist als Überfällig markiert.
- Tag: ein Zeitplan mit einer Linie für die aktuelle Uhrzeit. Lücken ab anderthalb Stunden erscheinen als Zeilen Frei bis …. Tippst du auf eine solche Zeile oder auf Aufgabe für den …, öffnet sich eine neue Aufgabe mit bereits eingetragenem Datum – bei einem freien Zeitfenster auch mit Uhrzeit.
- Tag auf einem breiten Bildschirm: Am Computer oder in Telegram Desktop ist der Tag ein Stundenraster des Arbeitstags (breiter, wenn Aufgaben darüber hinausgehen): Aufgaben stehen bei ihrer Uhrzeit, zeitlich nahe Aufgaben nebeneinander. Links steht der rote Streifen Überfällig: Klicke darauf, um die Spalte mit der Schaltfläche Auf heute aufzuklappen; rechts steht die Spalte Ohne Fälligkeitsdatum. Ziehst du eine Aufgabe aus einer der Spalten oder aus dem Raster selbst auf die gewünschte Stunde, ändern sich ihr Tag und ihre Uhrzeit in Schritten von 30 Minuten; ziehst du sie in die Leiste Ganztägig über dem Raster, wird die Uhrzeit entfernt. Ein Klick auf eine freie Stelle im Raster öffnet eine neue Aufgabe für diesen Tag und diese Uhrzeit.
- Monat: ein Raster mit Auslastungspunkten, darunter die Aufgaben des gewählten Tages. Auf einem breiten Bildschirm stehen die Aufgaben direkt in den Zellen, weitere verbergen sich hinter „N weitere“, und ein Tipp auf das Datum öffnet den Tag.
- Ohne Fälligkeitsdatum: Auf dem Smartphone eine Schaltfläche mit Posteingangssymbol und Aufgabenzahl. Sie öffnet ein Fenster mit den Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum; die Schaltfläche mit Plus und Datum in einer Zeile plant die Aufgabe für den gewählten Tag ein.
- Seitenspalten auf einem breiten Bildschirm: Am Computer oder in Telegram Desktop steht rechts neben dem Kalender die Spalte Ohne Fälligkeitsdatum. Ziehe eine Aufgabe daraus auf den gewünschten Tag, im Maßstab Tag auf die gewünschte Stunde. Die Schaltfläche in der Spaltenüberschrift klappt die Spalte zu einem schmalen Streifen mit der Aufgabenzahl ein, wie eine Kanban-Spalte; ein Klick auf den Streifen klappt sie wieder auf, und diese Wahl wird gemerkt. Überfällige Aufgaben sind links in einem roten Streifen Überfällig mit ihrer Anzahl gesammelt: Klicke darauf, um die Spalte aufzuklappen und die Aufgaben auf den gewünschten Tag zu ziehen oder sie mit Auf heute zu verschieben. Gibt es keine überfälligen Aufgaben, fehlt der Streifen. Fehlt dem Fenster die Breite, klappen die Spalten von selbst ein – die von dir aufgeklappte bleibt offen.
- Ziehen und Ablegen: Auf einem breiten Bildschirm erscheint die Woche als sieben Tagesspalten wie in Kanban. Ziehst du eine Aufgabe auf einen anderen Tag, bleibt ihre Uhrzeit erhalten. Schlägt das Verschieben fehl, springt die Aufgabe an ihren Platz zurück.
- Verschieben rückgängig machen: Nach jeder Terminänderung im Kalender erscheint oben ein Hinweis mit der Schaltfläche Rückgängig, die die vorherigen Daten und Uhrzeiten aller verschobenen Aufgaben wiederherstellt. Schlägt das Verschieben fehl, springt die Aufgabe an ihren Platz zurück, und der Hinweis bietet Erneut versuchen an.
Aufgaben zwischen Tagen verschieben dürfen der Autor der Aufgabe, Administratoren und der Inhaber des Arbeitsbereichs. Wiederkehrende und erledigte Aufgaben lassen sich nicht verschieben. Wie du Datum und Uhrzeit festlegst, steht unter Aufgaben erstellen und bearbeiten.
Weiterführende Anleitungen
Nach der Hauptansicht sind häufig Aufgaben erstellen, mit Tabs arbeiten, Projekte einrichten, Mitgliederrollen und Arbeitsbereichseinstellungen die nächsten Themen.