Ein Arbeitsbereich bündelt Projekte, Aufgaben, Mitglieder und HelpDesk-Anfragen eines Teams oder Unternehmens. Jeder Arbeitsbereich hat eigene Daten, Mitglieder und Zugriffseinstellungen. Nutze Projekte für verschiedene Arbeitsgebiete innerhalb eines Teams und getrennte Arbeitsbereiche für Teams, die eine unabhängige Umgebung benötigen.
Was unterscheidet einen Arbeitsbereich von einem Projekt?
- ● Getrennte Daten: Kunden- und Mitgliederdaten eines Arbeitsbereichs sind aus anderen Arbeitsbereichen nicht zugänglich.
- ● Zugriffsrechte: Innerhalb eines Arbeitsbereichs kannst du den Zugriff auf einzelne Projekte festlegen. Daten und Zugriffsrechte lassen sich jedoch nicht direkt zwischen Arbeitsbereichen teilen.
- ● Eigenes Team: Jeder Arbeitsbereich hat eine eigene Mitgliederliste. Wer in mehreren Teams mitarbeitet, hat in jedem Arbeitsbereich eine eigene Mitgliedschaft und Rolle.
Tarife und Limits: Der kostenlose Tarif umfasst einen aktiven Arbeitsbereich mit den Free-Limits: 3 Mitglieder, 1 Projekt und 1 HelpDesk-Kanal. Überschreitet der erste Arbeitsbereich diese Limits nach Ablauf von PRO, ist er nur noch lesbar, bis der Inhaber PRO aktiviert oder überzählige Ressourcen entfernt. Auch jeder weitere Arbeitsbereich bleibt ohne aktives Abonnement im Lesemodus.
Wie erstelle ich einen Arbeitsbereich?
Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.
1. Beim ersten Start
Wenn du iTasks zum ersten Mal öffnest und noch keinen Arbeitsbereich hast, führt dich ein kurzer Assistent durch die Einrichtung. Du trägst nur die wichtigsten Angaben ein; eine ausführliche Aufgabenvorlage musst du nicht ausfüllen. Die Einführungsaufgabe erscheint anschließend automatisch in der Hauptansicht.
- Name des Arbeitsbereichs: Übernimm den Vorschlag oder gib den Namen deines Teams, Produkts oder Unternehmens ein.
- Zeitzone des Arbeitsbereichs: Wähle die Zeitzone für Termine, wiederkehrende Aufgaben und die Standardeinstellungen des Arbeitsbereichs. Bei der Ersteinrichtung wird sie auch als persönliche Zeitzone des Inhabers gespeichert.
- Erstes Projekt: Übernimm den Vorschlag oder gib dem ersten Projekt einen Namen. In diesem Projekt erscheint anschließend die erste Aufgabe.
- Abschließen: iTasks erstellt Arbeitsbereich, Projekt und die Aufgabe „Erste Aufgabe: Entdecke die Möglichkeiten von iTasks“ und öffnet danach die Hauptansicht.
Die Einführungsaufgabe hilft dir, dich im Produkt zurechtzufinden. Sie enthält Links zu den wichtigsten Hilfethemen, Checklisten für den Teamstart und Hinweise auf weitere Einstellungen wie Status, HelpDesk und KI-Zugriff.
2. Über das Arbeitsbereichsmenü
So erstellst du einen Arbeitsbereich für ein weiteres Team oder eine andere Abteilung:
- Tippe in der Hauptansicht oben links auf den Namen des aktuellen Arbeitsbereichs.
- Wähle Neuen Arbeitsbereich erstellen.
- Gib den Namen ein und bestätige die Erstellung.
Wenn die Schaltfläche nicht verfügbar ist, prüfe den Status der Arbeitsbereiche, deren Inhaber du bist. Du kannst den nächsten Arbeitsbereich erstellen, nachdem du PRO für deinen bereits angelegten zusätzlichen Arbeitsbereich aktiviert hast. Überschreitet dein erster Arbeitsbereich die Free-Limits, aktiviere zunächst PRO oder entferne überzählige Ressourcen.
Nächster Schritt: Nach dem Erstellen lädt das Team üblicherweise Mitglieder ein, vergibt Rollen und gibt die benötigten Projekte frei. Weiter geht es mit „Mitglieder einladen und Zugriffsrechte festlegen“.